Proces importu użytkowników z pliku csv składa się z dwóch etapów:

1. Poprawne przygotowanie pliku

2. Import pliku, podczas którego zostaną utworzone konta dla użytkowników i opcjonalne zostaną wysłane e-maile z potwierdzeniem 

  1. Aby zaimportować użytkowników z pliku CSV przejdź do zakładki
    Użytkownicy >> Wszyscy użytkownicy

2. Pobierz przykładowy szablon pliku CSV

Porada
Pobrany plik .CSV warto edytować np. w programie Arkusze Google, który jest częścią dysku Google lub w bezpłatnym programie Open Office.
(Pakiet Microsoft Office nie wspiera polskich ustawień regionalnych i pomimo wyboru formatu pliku rozdzielanego znakami przecinka, program Excel nie stosuje tego ustawienia.

W jaki sposób edytować plik csv?

3. Mając tak zapisany plik w chmurze Google, należy go otworzyć do edycji.

a. W tym polu najbezpieczniej wprowadzić pierwszy człon adresu e-mail użytkownika. (Można to łatwo zrobić klikając w zakładkę Dane >> Podziel tekst na kolumny wybierając niestandardowy separator jako ,, @ “. 

b. W tym miejscu wprowadzamy pełny adres email,

c. Pola na Imię,

d. Pole na nazwisko,

e. Pole na hasła dla użytkowników.
(Masowo można je wygenerować przy pomocy https://etechnologie.pl/generator-hasel/)

f. Rola powinna pozostać bez zmian, jeśli importujemy uczestników platformy,.

g. W tym miejscu możemy określić szkolenie do jakich uczestnik ma mieć dostęp,Umożliwia wskazanie grupy szkoleniowej do jakiej użytkownik ma mieć dostęp. (Jest to lepsza forma gdy chcemy przypisać więcej niż jedno szkolenie i mieć łatwiejszy sposób zarządzania tymi osobami i dostępami do szkoleń),

Jeśli dany import będzie dotyczył tylko jednej grupy szkoleniowej, wyjaśnienie znajduje się w punkcie 5

W obu powyżej opisanych przypadkach (G I H) aby uzyskać identyfikator grupy, szkolenia należy przejść do ich edycji:

Będąc w edycji danej Grupy, Szkolenia w pasku adresowym pojawi się identyfikator, który należy wprowadzić w pliku CSV

We wskazanym przypadku jest to ID 1083, który należy wprowadzić w kolumnie (G lub H).

  1. To pole posłuży nam za wprowadzenie nazwy wyświetlanej użytkownika, warto w tym wypadku skorzystać z możliwości prostego połączenia pola Imienia i nazwiska np. przy pomocy formuły =ZŁĄCZ.TEKSTY(C2;” “;D2;)

4. Jeśli import dotyczy tylko jednej grupy szkoleniowej wystarczy pozostawić puste pola G oraz H.

5. Tak przygotowany plik należy zapisać jako rozdzielony przecinkami:

6. Jeśli nie zdecydowaliśmy się na uzupełnienie pól G i H,  przed importem w zakładce Options możemy zadecydować: 

  1. Jakie role użytkownicy otrzymają w trakcie importu, 
  2. Do jakich szkoleń zostaną przypisani,
  3. Do jakich grup zostaną przydzieleni ( wówczas wybór punktu b nie jest potrzebny; w ramach grup decydujemy do jakich szkoleń użytkownik ma dostęp.). 

7. Kolejnym krokiem jest przygotowanie wiadomości powitalnej, przykład konfiguracji takiej wiadomości poniżej:

  1. Należy wprowadzić tytuł wiadomości, który pojawi się w nagłówku. 
  2. Wybrać shortcody jakie mają się pojawić (Email – login, password – te ustalone w pliku CSV),
  3. Miejsce do wprowadzenia treści wiadomości.

Import users – to ostatni krok do zaimportowania użytkowników na platformę, na tej stronie pojawi się podsumowanie wszystkich ustawień.

Wystarczy obecnie wskazać plik CSV do importu i kliknąć na opcję Upload file, a następnie ponownie potwierdzić poprawność całego pliku. 

NAJCZĘSTSZE BŁĘDY: 

  1. Pole adresu email zawiera polskie znaki,
  2. Duplikujące się adresy email
    (1 adres email = 1 użytkownik),
  3. Duplikujące się nazwy użytkownika
    (w tym przypadku warto dodać np. cyfrę do danego loginu.
    Może się to zdarzyć gdy mamy dwa adresy email zaczynające się od kontakt@domenia.pl , kontakt@domena.com, w user_login należy tej drugiej osobie wskazać jako login np. kontakt1),
  4. Niepoprawnie wskazane ID grupy bądź ID szkolenia.